вторник, 29 июня 2010 г.

Экспресс-зарисовки про деловые мероприятия


На днях посетила несколько разных деловых мероприятий – два форума и конференцию. По итогам вспомнила замечание иностранных коллег о том, что русские вообще не знают, что такое коммуникация и не умеют ее организовывать, поэтому спешу сделать экспресс зарисовку о своих наблюдениях.

Начну с описания того, какие задачи призваны решить форум и конференция:

Конференция (в узком смысле слова) – это выступления докладчиков по определенной теме. Основная цель – освещение и обсуждение различных проблем, оценка текущего состояния дел и трендов. Может быть организована в одном месте или одновременно проводится в разных точках – распределенная конференция. Основной вид деятельности участников – обмен информацией. Акцент на восприятие.

Иногда «конференцией» (в широком смысле слова) называют целый комплекс деловых мероприятий: собственно конференция + пресс-конференция + выставка + презентация + круглый стол + развлекательно-неформальная часть (коктейль, банкет, фуршет) и т.д. В данном случае линейка видов деятельности расширяется. Дополнительно появляются: демонстрация возможностей, формирование и поддержание имиджа, «материализованная информация» (образцы продукции), информирование о значимых изменениях (смена статуса, образа, концепции, подхода и т.д.), элементы продвижения и стимулирования спроса, возможность установления контактов (деловое и неформальное общение), оценка состояния рынка, ознакомление с трендами и так далее, в зависимости от того, что было объединено организаторами мероприятия под вывеской «конференция».

Форум – (лат. forum), в городах Древнего Рима городская площадь – центр политической, религиозной, административной и торговой жизни в период республики. А в современном значении – инструмент для общения, центральное сосредоточие чего-либо (выступлений, высказываний и т.д.), совместное присутствие для обсуждения, решения вопросов, широкое представительное собрание, съезд, совокупность собранного. Ключевые виды деятельности участников – общение, установление контактов, информационный обмен, а также масса подзадач перечисленных мною при описании конференции в широком смысле слова. Состав форума всегда сложный – он включает в себя разные виды деловых мероприятий, поэтому понятия «конференция» и «форум» часто используют как синонимы, хотя это не совсем так.

По сути, организовывать масштабные мероприятия у нас уже научились. Есть отдельные недочеты, которые обращают на себя внимание, но это уже частности. Например, при организации развлекательно- неформальной части, которая по идее должна давать возможность устанавливать контакты, часто используются стационарные столы (рассадка), которые ограничивают участников соседом справа и слева на длительный период (что препятствует широкому и свободному общению). Именно поэтому во всем мире принят прием «стоя», предоставляющий возможности для свободного перемещения и предоставляющий возможности увеличить количество участников дискуссии.

Но, к великому сожалению, компетентность приглашенных участников деловых событий все еще низка. А это история про недоразвитые soft skills, о которых в последнее время все более настойчиво говорят, и я в их числе.

Переходя к существу, задам вопрос: «Обращали ли вы внимание на характерные особенности поведения людей на деловых мероприятиях?»

Мои наблюдения следующие:

1. Больше обычного жуют (заедают тревогу) и усиленно разговаривают по телефону (то есть выпадают из состояния – «здесь и сейчас») и занимаются «непрофильной мероприятию деятельностью». Забавно, но люди признаются, что иногда даже имитируют разговор по телефону (чтоб «чем-то себя занять» и чтобы «никто не приставал» или для того, чтобы создать имидж делового человека - занятого и востребованного). А в результате, бесцельно тратят время, выглядят недоступными и закрытыми для коммуникаций, не привлекают, а отпугивают потенциальных собеседников.

2. Часто изображают «пантомиму деятельности»: утыкаются в свой компьютер, раздаточные материалы и даже принесенные с собой бумаги. Короче, невербально сообщают окружающим: «Не подходи ко мне. Я занят. Работаю».

3. Дорожат своим «личным пространством», создавая предпосылки для того, чтобы как можно больше времени провести в одиночестве, а в конечном итоге избегают общения. Занимают свободный столик, а не подсаживаются в компанию, стараются «забиться в щель» или много времени проводят на тематических секциях (уходя в процесс пассивного восприятия информации), общаются исключительно с представителями выставочных стендов (находятся в ситуации «потенциальный продавец и возможный клиент»), а не между собой. Ну, и так далее.

4. Стремятся находиться в рамках своего круга общения, а не расширяют его границы. Иными словами, активно ищут «знакомые лица» и если находят, ограничиваются привычным, в некоторых случаях бурно общаются только с теми, с ком пришли, исключая возможность подключения новых собеседников. Да, безусловно, сложившуюся систему связей нужно поддерживать, но не цепляться за нее в ситуации, которая создана для расширения социальной сети.

5. Ограничивают себя общением «по плану», оставаясь закрытыми по отношению к непредусмотренным заранее возможностям. Иными словами, заранее ограничивают круг своего общения и взаимодействуют с другими участниками исключительно «целенаправленно». Оговорюсь, что такой вид общения потенциально результативен, но лазейку для вторжения Его Величества Случая тоже имеет смысл оставлять.

6. Испытывают проблемы с самопрезентацией (просто не умеют кратко, но емко сказать о себе или пребывают в заблуждении о том, что всем и так должно быть известно «кто я?», «откуда?», «про что?» и т.д.). Результат такого отсутствующего или «зажеванного» представления можно сформулировать следующим образом: «Понятно, что ничего не понятно». Забавно, но пренебрежением самопрезентацией очень часто страдают «статусные», первые лица компаний, которые на закономерную просьбу представиться могут вообще отреагировать неадекватно-агрессивно или надменно-пренебрежительно. Что и говорить – это отличный способ произвести первое (или «живое») впечатление на собеседника! Мои иностранные коллеги уже окрестили его – «русский фирменный»…

7. Оставив свои контакты, стесняются получить максимум информации о своем собеседнике. В результате либо вообще не понимают, с кем имеют дело, либо пребывают в заблуждении, а в итоге не понимают, как этот контакт оценить и что с ним делать и как применить. А вообще, находясь в ситуации диалога сказать о себе (или от своего имени) и не обратить внимание на собеседника – фенька, которая часто имеет место быть в коммуникациях и превращает все происходящее в «псевдодиалог».

8. Задав вопрос: «Кто вы?», интересуются не именем собственным собеседника, а его статусом (должностью, чином и наименованием компании). И в результате, вместо общения «на равных» стремятся «уйти» в привычную роль и модель поведения – «над/под». Понятно, что статус человека есть важная информация для того, чтобы оценить степень его полезности. Но всегда стоит помнить, что «статус» - не постоянный атрибут. Как говорится – «сегодня здесь, а завтра там», «сейчас на коне, а потом…». Имя собственное – штука более постоянная и запоминать имеет смысл именно имена, а все остальное – иметь в виду. Кроме этого, ситуации неформального общения, не случайно носят такое название, и открывают перед вами новые коммуникативные возможности, а также предполагают выход за пределы привычной роли. В общем, в ролевой репертуарчик имеет смысл вносить разнообразие.

Ну и так далее, оставляю перечень открытым, поскольку думаю, что вы вполне сможете добавить еще несколько пунктов к нему от себя.

А теперь, позвольте еще вопрос на ту же коммуникативную тему: «Обращали ли вы внимание на взгляды людей на деловых мероприятиях?»

Лично я выделяю следующие яркие типы:

• «Невидящий взгляд». Бывает двух видов:

1) без фокуса (на все смотрю, но ничего конкретного не вижу)
2) направленный вглубь себя (интровертный, фокус направлен на себя)

• «Целеустремленный взгляд». Также двух видов:

1) прикованный к цели (иду точно знаю куда и зачем, все остальное не замечаю)
2) псевдоцелеустремленный (делаю вид, произвожу впечатление, что сосредоточенно иду к конкретной цели)

• «Деловой взгляд». Опять два вида:

1) сканирующий, оценивающий, выхватывающий взгляд человека «себе на уме», т.е. целенаправленно ищущего то, что может соответствовать его целям
2) ориентирующийся, интересующийся взгляд в сочетании с широким поисковым поведением, характерен в том случае, если цели сформулированы не четко (в общих чертах), поэтому имеет место быть ориентация не на цели, а на возможности

• «Взгляд гастролера» или «Взгляд Бендера». Характерен для «непрофильного» посетителя делового мероприятия, ориентирующегося «по ситуации» и держащего «нос по ветру». («Обо мне не беспокойтесь. Я сегодня в форме. Первый ход – E2, E4, а там – посмотрим…») По сути, у обладателя такого взгляда нет цели, но она может появиться, если что-то его заинтересует и привлечет внимание. А еще он может сыграть с вами в какую-то свою игру, по своим собственным правилам. Почему нет?

• «Взгляд секьюрити» - следящий и контролирующий. Он часто принадлежит соорганизаторам мероприятий, но не только. Есть масса людей, которые выходя в новые пространства, приносят с собой свою привычную роль, вместо того, чтобы воспользоваться случаем и сменить репертуарчик.

Этот перечень я тоже оставлю открытым и буду признательна, если кто-то захочет его дополнить, уточнить или скорректировать.

В общем, подводя итог своей экспресс-зарисовке отмечу, что посетители деловых мероприятий часто:

• Не умеют находится в состоянии «здесь и сейчас»
• Тратят много времени на «непрофильную деятельность» во время мероприятия
• Не настроены на коммуникацию, а демонстрируют «закрытое» и «избегающее» поведение и широкий спектр коммуникативных косяков
• Часто не осознают, что сами являются источником отсутствия результата

Кстати, позвольте спросить: «А как у вас обстоят дела в soft skills или «мягкими навыками ?»

P.S.: Справедливости ради отмечу, что периодически тоже «ловлю» себя на «детских» коммуникативных ошибках. Как говорится - и у стоматолога бывает кариес. А вообще, предпосылки к антикоммуникативному поведению не только индивидуальные, но и культуральные, поэтому бороться с ними вдвойне сложно. Но, предупрежден, значит вооружен.



Комментариев нет:

Отправить комментарий